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Hotel Esplanade
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E-Mail Assistent HERA (Hotel Resbot)
Auf unserer Webseite nutzen wir einen Dienst des Anbieters Hotel Res Bot UG (haftungsbeschränkt), Mönchsgasse 48, 50737 Köln (im Weiteren „HERA“ genannt).
HERA ist ein Hotel-E-Mail-Reservierungsassistent, der unsere eingehenden E-Mails scannt und verfügbare Angebote zusammenfasst, bevor unsere Reservierungsmitarbeiter:innen die E-Mail überhaupt sehen. HERA ist allerdings nicht in der Lage, vollautomatisch auf alle E-Mails an unser Haus zu reagieren - einige müssen noch vom Hotelteam verwaltet werden. Dieses Add-in hilft uns, indem es automatisch die wichtigsten Informationen aus der eingehenden E-Mail extrahiert. Sobald Sie uns eine Buchungsanfrage via E-Mail senden, prüft HERA unser Hotelsystem auf gültige Angebote, stellt diese in eine E-Mail, die Reservierungsmitarbeiter:innen passen dieses Angebot an Sie an und versenden es an den Anfrager.
Wir verarbeiten Ihre Daten zur schnellen und effizienten Bearbeitung Ihrer Reservierungsanfrage, was unser berechtigtes Interesse darstellt. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist insoweit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ansonsten ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Reservierung oder Reservierungsanfrage stehen, die Vertragserfüllung oder die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Zwischen uns und der Hotel Res Bot UG (haftungsbeschränkt) liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO vor.
Ihre Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Wir sind aufgrund handels- und steuerrechtlicher Vorgaben verpflichtet, Ihre Adress-, Zahlungs- und Bestelldaten für die Dauer von zehn Jahren nach Durchführung des Vertrages zu speichern. Allerdings nehmen wir nach 6 Jahren eine Einschränkung der Verarbeitung vor, d. h. Ihre Daten werden nur zur Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen eingesetzt. Sofern ein Dauerschuldverhältnis zwischen uns und dem Nutzer besteht, speichern wir die Daten während der gesamten Vertragslaufzeit sowie für die Dauer von 10 Jahren danach (s.o.). Hinsichtlich der freiwillig angegebenen Daten werden wir die Daten mit Ablauf von 6 Jahren nach Vertragsdurchführung löschen, soweit in dieser Zeit kein weiterer Vertrag mit dem Nutzer geschlossen wird; in diesem Fall werden die Daten mit Ablauf von 6 Jahren nach Durchführung des letzten Vertrages gelöscht.
Sind die Daten zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, ist eine vorzeitige Löschung der Daten nur möglich, soweit nicht vertragliche oder gesetzliche Verpflichtungen einer Löschung entgegenstehen. Ansonsten steht es Ihnen frei, die bei der Registrierung angegebenen personenbezogenen Daten vollständig aus dem Datenbestand des Verantwortlichen löschen zu lassen. Hinsichtlich der freiwilligen Daten können Sie jederzeit den Widerruf gegenüber dem Verantwortlichen erklären. In diesem Fall werden die freiwilligen Daten umgehend gelöscht.
Weitere Informationen zum Datenschutz bei HERA finden Sie hier.
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Wir setzen in bestimmten Bereichen unseres Hotels eine Videoüberwachung ein. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Gewährleistung der Sicherheit unserer Gäste, Besucher und Mitarbeiter, dem Schutz unseres Eigentums sowie der Aufklärung möglicher sicherheitsrelevanter Vorfälle.
Standorte der Kameras:
Die Kameras befinden sich ausschließlich in öffentlich zugänglichen Bereichen mit erhöhtem Sicherheitsbedarf (z. B. Eingangsbereiche, Lobby, Zugangsbereiche zu bestimmten Stockwerken). Eine Überwachung in Gästezimmern, Sanitärbereichen oder anderen privaten Räumen findet nicht statt.
Zwecke der Datenverarbeitung:
Schutz von Gästen, Mitarbeitern und Besuchern
Prävention und Aufklärung von Straftaten
Wahrnehmung des Hausrechts
Sicherstellung eines geordneten Hotelbetriebs
Speicherdauer:
Die Aufzeichnungen werden grundsätzlich nach maximal 72 Stunden automatisch gelöscht, sofern keine Ereignisse vorliegen, die eine längere Speicherung erforderlich machen (z. B. ein Sicherheitsvorfall). In diesem Fall erfolgt die weitere Speicherung nur für den Zeitraum, der zur Aufklärung des Sachverhalts notwendig ist.
Empfänger der Daten:
Zugriff auf die Aufzeichnungen haben nur autorisierte Mitarbeiter. Im Falle eines sicherheitsrelevanten Ereignisses können Daten an Strafverfolgungsbehörden übermittelt werden.
Ihre Rechte:
Sie haben gemäß Art. 15–22 DSGVO das Recht auf Auskunft, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie Widerspruch. Bitte richten Sie entsprechende Anfragen an die untenstehenden Kontaktinformationen.
Zimmerbuchung über MEWS
Auf unserer Webseite haben wir zur Zimmerbuchung den Online-Dienst MEWS der HotelNetSolutions GmbH, Genthiner Str. 8, 10785 Berlin, www.hotelnetsolutions.de eingebunden.
Wenn Sie bei uns ein Zimmer buchen möchten, ist es für den Vertragsabschluss erforderlich, dass Sie Ihre persönlichen Daten angeben, die wir für die Abwicklung Ihrer Buchung benötigen. Für die Abwicklung der Verträge notwendige Pflichtangaben sind gesondert markiert, weitere Angaben sind freiwillig. Die Daten werden dabei in eine Eingabemaske eingegeben und an uns übermittelt und gespeichert. Folgende Daten werden im Rahmen der Buchung erhoben:
Die Daten werden auch an den Anbieter des Online-Dienstes MEWS sowie an die weiter untenstehend angegebenen Zahlungsdienstleister weitergegeben. Im Übrigen erfolgt eine Weitergabe der Daten an Dritte nur, wenn die Weitergabe zum Zweck der Vertragsabwicklung oder zu Abrechnungszwecken bzw. zum Einzug des Entgelts erforderlich ist oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben. Diesbezüglich geben wir lediglich die jeweils erforderlichen Daten weiter. Die Datenempfänger sind:
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Hinsichtlich der freiwilligen Daten ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Zwischen dem Verantwortlichen und MEWS liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO vor.
Die erhobenen Pflichtangaben sind zur Erfüllung des Vertrages mit dem Nutzer (zwecks Zusendung der Ware und Bestätigung des Vertragsinhalts) erforderlich. Die Daten verwenden wir daher zur Beantwortung Ihrer Anfragen, zur Abwicklung Ihrer Buchung, ggf. zur Prüfung der Bonität bzw. Beitreibung einer Forderung sowie zum Zweck der technischen Administration der Webseiten. Die freiwilligen Angaben erfolgen zur Verhinderung von Missbrauch und ggf. zur Aufklärung von Straftaten. Wir können die von Ihnen angegebenen Daten zudem verarbeiten, um Sie über weitere interessante Produkte aus unserem Portfolio zu informieren oder Ihnen E-Mails mit Informationen zukommen lassen.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Wir sind aufgrund handels- und steuerrechtlicher Vorgaben verpflichtet, Ihre Adress-, Zahlungs- und Bestelldaten für die Dauer von zehn Jahren nach Durchführung des Vertrages zu speichern. Allerdings nehmen wir nach 3 Jahren eine Einschränkung der Verarbeitung vor, d. h. Ihre Daten werden nur zur Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen eingesetzt. Sofern ein Dauerschuldverhältnis zwischen uns und dem Nutzer besteht, speichern wir die Daten während der gesamten Vertragslaufzeit sowie für die Dauer von zehn Jahren danach (s.o.). Hinsichtlich der freiwillig angegebenen Daten werden wir die Daten mit Ablauf von 3 Jahren nach Vertragsdurchführung löschen, soweit in dieser Zeit kein weiterer Vertrag mit dem Nutzer geschlossen wird; in diesem Fall werden die Daten mit Ablauf von 3 Jahren nach Durchführung des letzten Vertrages gelöscht.
Sind die Daten zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, ist eine vorzeitige Löschung der Daten nur möglich, soweit nicht vertragliche oder gesetzliche Verpflichtungen einer Löschung entgegenstehen. Ansonsten steht es Ihnen frei, die bei der Registrierung angegebenen personenbezogenen Daten vollständig aus dem Datenbestand des Verantwortlichen löschen zu lassen. Hinsichtlich der freiwilligen Daten können Sie jederzeit den Widerruf gegenüber dem Verantwortlichen erklären. In diesem Fall werden die freiwilligen Daten umgehend gelöscht. Datenschutzerklärung des Anbieters
Zur Abwicklung von sicheren Zahlungen nutzen wir MEWS Payments, einen Zahlungsdienst von MEWS Systems B.V., Amsterdam. Über MEWS Payments werden Kreditkarten vorautorisiert, Zahlungen verarbeitet und Rückerstattungen abgewickelt.
Dabei werden folgende Daten verarbeitet:
Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Beherbergungsvertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer sicheren Zahlungsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
MEWS nutzt dafür ggf. externe Payment Service Provider (z. B. Stripe, Adyen). Die Datenverarbeitung erfolgt nach europäischen Datenschutzstandards, einschließlich Standardvertragsklauseln bei Übermittlungen in Drittländer.
Anbieter:
Triptease Ltd., 24 Southwark Bridge Rd, London SE1 9HF, Vereinigtes Königreich
Zweck der Verarbeitung:
Verarbeitete Daten:
Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung für Tracking & Marketing)
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Optimierung der Direktbuchungerate – nur für rein funktionale Features)
Ort der Verarbeitung:
EU / UK
(UK hat ein angemessenes Datenschutzniveau gemäß EU-Durchführungsbeschluss)
Speicherdauer:
Cookies in der Regel 1–12 Monate
Session-Daten: bis Ende der Sitzung
Datenschutzerklärung des Anbieters
Wir haben auf dieser Internetseite Komponenten zur Zahlung via Kreditkarte integriert, die eine bargeldlose Zahlung von Produkten und Dienstleistungen im Internet ermöglichen. Betreibergesellschaften ist die Concardis GmbH, Helfmann-Park 7, 65760 Eschborn. www.concardis.com. Für das Zahlungsverfahren wir eine verschlüsselte Schnittstelle zwischen der Hotelsoftware und der Concardis GmbH. Diese Schnittstelle wird zur Verfügung gestellt von der 3C Payment Luxembourg S.A., 5-7 rue Léon Laval, L-3372 Leudelange, Grand Duchy of Luxembourg, www.3cpayment.com.
Wählen Sie während des Bestellvorgangs in unserem Online-Shop als Zahlungsmöglichkeit „Kreditkarte“ aus, werden automatisiert Ihre Daten an die Kreditkartengesellschaft übermittelt. Mit einer Auswahl dieser Zahlungsoption willigen Sie in eine zur Zahlungsabwicklung erforderliche Übermittlung personenbezogener Daten ein.
Bei der Kaufabwicklung über Kreditkarte übermitteln Sie die Ihren Namen, Ihre Kreditkartennummer, die Prüfziffer und das Ablaufdatum der Kreditkarte an die Kreditkartengesellschaft die Verarbeitung erfolgt in verschlüsselter Form. Die Kreditkartengesellschaft führt sodann nach technischer Überprüfung die Zahlung an uns aus.
Die Übermittlung der Daten bezweckt lediglich die Zahlungsabwicklung.
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