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Hotel Esplanade
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Unser Unternehmen prüft regelmäßig bei Vertragsabschlüssen und in bestimmten Fällen, in denen ein berechtigtes Interesse vorliegt, auch bei Bestandskunden,
Ihre Bonität. Dazu arbeiten wir mit der Creditreform Boniversum GmbH, Hammfelddamm 13, 41460 Neuss, zusammen, von der wir die dazu benötigten
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E-Mail Assistent HERA (Hotel Resbot)
Auf unserer Webseite nutzen wir einen Dienst des Anbieters Hotel Res Bot UG (haftungsbeschränkt), Mönchsgasse 48, 50737 Köln (im Weiteren „HERA“ genannt).
HERA ist ein Hotel-E-Mail-Reservierungsassistent, der unsere eingehenden E-Mails scannt und verfügbare Angebote zusammenfasst, bevor unsere Reservierungsmitarbeiter:innen die E-Mail überhaupt sehen. HERA ist allerdings nicht in der Lage, vollautomatisch auf alle E-Mails an unser Haus zu reagieren - einige müssen noch vom Hotelteam verwaltet werden. Dieses Add-in hilft uns, indem es automatisch die wichtigsten Informationen aus der eingehenden E-Mail extrahiert. Sobald Sie uns eine Buchungsanfrage via E-Mail senden, prüft HERA unser Hotelsystem auf gültige Angebote, stellt diese in eine E-Mail, die Reservierungsmitarbeiter:innen passen dieses Angebot an Sie an und versenden es an den Anfrager.
Wir verarbeiten Ihre Daten zur schnellen und effizienten Bearbeitung Ihrer Reservierungsanfrage, was unser berechtigtes Interesse darstellt. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist insoweit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ansonsten ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Reservierung oder Reservierungsanfrage stehen, die Vertragserfüllung oder die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Zwischen uns und der Hotel Res Bot UG (haftungsbeschränkt) liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO vor.
Ihre Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Wir sind aufgrund handels- und steuerrechtlicher Vorgaben verpflichtet, Ihre Adress-, Zahlungs- und Bestelldaten für die Dauer von zehn Jahren nach Durchführung des Vertrages zu speichern. Allerdings nehmen wir nach 6 Jahren eine Einschränkung der Verarbeitung vor, d. h. Ihre Daten werden nur zur Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen eingesetzt. Sofern ein Dauerschuldverhältnis zwischen uns und dem Nutzer besteht, speichern wir die Daten während der gesamten Vertragslaufzeit sowie für die Dauer von 10 Jahren danach (s.o.). Hinsichtlich der freiwillig angegebenen Daten werden wir die Daten mit Ablauf von 6 Jahren nach Vertragsdurchführung löschen, soweit in dieser Zeit kein weiterer Vertrag mit dem Nutzer geschlossen wird; in diesem Fall werden die Daten mit Ablauf von 6 Jahren nach Durchführung des letzten Vertrages gelöscht.
Sind die Daten zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, ist eine vorzeitige Löschung der Daten nur möglich, soweit nicht vertragliche oder gesetzliche Verpflichtungen einer Löschung entgegenstehen. Ansonsten steht es Ihnen frei, die bei der Registrierung angegebenen personenbezogenen Daten vollständig aus dem Datenbestand des Verantwortlichen löschen zu lassen. Hinsichtlich der freiwilligen Daten können Sie jederzeit den Widerruf gegenüber dem Verantwortlichen erklären. In diesem Fall werden die freiwilligen Daten umgehend gelöscht.
Weitere Informationen zum Datenschutz bei HERA finden Sie hier.
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Wir setzen in bestimmten Bereichen unseres Hotels eine Videoüberwachung ein. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Gewährleistung der Sicherheit unserer Gäste, Besucher und Mitarbeiter, dem Schutz unseres Eigentums sowie der Aufklärung möglicher sicherheitsrelevanter Vorfälle.
Standorte der Kameras:
Die Kameras befinden sich ausschließlich in öffentlich zugänglichen Bereichen mit erhöhtem Sicherheitsbedarf (z. B. Eingangsbereiche, Lobby, Zugangsbereiche zu bestimmten Stockwerken). Eine Überwachung in Gästezimmern, Sanitärbereichen oder anderen privaten Räumen findet nicht statt.
Zwecke der Datenverarbeitung:
Schutz von Gästen, Mitarbeitern und Besuchern
Prävention und Aufklärung von Straftaten
Wahrnehmung des Hausrechts
Sicherstellung eines geordneten Hotelbetriebs
Speicherdauer:
Die Aufzeichnungen werden grundsätzlich nach maximal 72 Stunden automatisch gelöscht, sofern keine Ereignisse vorliegen, die eine längere Speicherung erforderlich machen (z. B. ein Sicherheitsvorfall). In diesem Fall erfolgt die weitere Speicherung nur für den Zeitraum, der zur Aufklärung des Sachverhalts notwendig ist.
Empfänger der Daten:
Zugriff auf die Aufzeichnungen haben nur autorisierte Mitarbeiter. Im Falle eines sicherheitsrelevanten Ereignisses können Daten an Strafverfolgungsbehörden übermittelt werden.
Ihre Rechte:
Sie haben gemäß Art. 15–22 DSGVO das Recht auf Auskunft, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie Widerspruch. Bitte richten Sie entsprechende Anfragen an die untenstehenden Kontaktinformationen.
Für Online-Buchungen nutzen wir die Buchungsmaske (Booking Engine) von Witbooking und SiteMinder für das Channel-Management und die damit verbundenen Schnittstellen zu Vertriebskanälen. Beide Dienste sind in unseren Buchungsprozess eingebunden und tauschen die für die Annahme und Verwaltung von Reservierungen erforderlichen Daten aus, insbesondere Informationen zu Verfügbarkeiten, Preisen und Buchungen. Witbooking ist nach den uns vorliegenden Informationen in Spanien ansässig; die genaue Firmenbezeichnung ergibt sich aus den Vertragsunterlagen.
Wir verarbeiten die Daten, die Sie im Rahmen einer Buchung angeben oder die für die Buchung technisch erforderlich sind. Dazu können insbesondere gehören:
IP-Adresse sowie Datum und Uhrzeit der Buchung;
gewünschter Reisezeitraum, Zimmerkategorie, Zimmer- und Personenzahl;
gebuchte Zusatzleistungen und Ihre Mitteilungen oder Sonderwünsche;
Anrede, Name der buchenden Person und – sofern abweichend – Name des Gastes;
Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Land sowie gegebenenfalls eine abweichende Rechnungsadresse;
Buchungsreferenz, Buchungsstatus und Angaben, die zur Verwaltung und Synchronisierung der Reservierung erforderlich sind.
Die im Buchungsformular als erforderlich gekennzeichneten Angaben benötigen wir, um Ihre Buchung zu bearbeiten und den Beherbergungsvertrag vorzubereiten oder durchzuführen. Weitere Angaben können Sie freiwillig machen, soweit das Formular dies vorsieht. Freiwillige Angaben gelten nicht allein deshalb als Einwilligung. Wir verwenden Buchungsdaten nicht ohne eine gesonderte Rechtsgrundlage für Werbung.
Die Verarbeitung ist zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und des Beherbergungsvertrags erforderlich und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit wir gesetzlich zur Aufbewahrung bestimmter Unterlagen verpflichtet sind, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Soweit erforderlich, verarbeiten wir technische Daten außerdem auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem sicheren und zuverlässigen Buchungsablauf gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Witbooking und SiteMinder erhalten die für ihre jeweiligen Aufgaben erforderlichen Buchungsdaten. Soweit sie personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage der hierfür vereinbarten Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO. Je nach Buchungs- und Zahlungsablauf können außerdem Zahlungsdienstleister, Zahlungsnetzwerke und die kartenausgebende Bank eingebunden sein. Bei offenen Forderungen können erforderliche Daten im Einzelfall an eine beauftragte Rechtsvertretung oder ein Inkassounternehmen übermittelt werden.
Wir speichern Buchungsdaten nur so lange, wie dies zur Bearbeitung der Buchung, zur Durchführung des Aufenthalts, zur Bearbeitung von Rückfragen oder Ansprüchen und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Für steuer- und handelsrechtlich aufzubewahrende Unterlagen gelten die jeweils einschlägigen gesetzlichen Fristen. Diese Fristen betreffen nicht automatisch sämtliche Buchungs- oder Gästedaten. Daten, die nicht mehr benötigt werden und keiner Aufbewahrungspflicht unterliegen, werden gelöscht.
Je nach eingesetztem Dienst und dessen Unterauftragnehmern kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums nicht ausgeschlossen werden. Eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt nur unter Beachtung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien.
Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Witbooking und SiteMinder.
Für die Abwicklung von Zahlungen im Zusammenhang mit einer Buchung nutzen wir den Zahlungsdienst Stripe. Der Zahlungsdienst wird für den Europäischen Wirtschaftsraum von Stripe Payments Europe, Limited, Irland, bereitgestellt. Je nach eingesetztem Stripe-Dienst können weitere Stripe-Gesellschaften, Zahlungsdienstleister, Kartenorganisationen und die kartenausgebende Bank an der Abwicklung beteiligt sein.
Im Rahmen der Zahlungsabwicklung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden: Name und Kontaktdaten, Buchungs- und Rechnungsdaten, Zahlungsbetrag und Währung, Zahlungsstatus sowie die für die gewählte Zahlungsart erforderlichen Zahlungsdaten. Je nach Ablauf können auch IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen sowie sicherheits- und betrugspräventionsbezogene Daten verarbeitet werden. Die konkreten Zahlungsdaten werden im Zahlungsvorgang an Stripe beziehungsweise die jeweils beteiligten Zahlungsstellen übermittelt.
Die Verarbeitung erfolgt, soweit sie zur Durchführung der Buchung und Zahlung erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit wir gesetzlichen Aufbewahrungs- und Nachweispflichten unterliegen, ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO die Rechtsgrundlage. Maßnahmen zur sicheren Zahlungsabwicklung, zur Erkennung und Abwehr von Betrug sowie zur Klärung von Zahlungsstreitigkeiten erfolgen – soweit erforderlich – auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Stripe verarbeitet Daten je nach Verarbeitungsvorgang in unserem Auftrag oder in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung, etwa zur Erfüllung eigener gesetzlicher oder regulatorischer Pflichten. Informationen zur Datenverarbeitung durch Stripe finden Sie im Stripe Privacy Center. Soweit Stripe als Auftragsverarbeiter tätig ist, gelten die hierfür vereinbarten Datenschutzbedingungen.
Eine Übermittlung in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kann nicht für jeden Dienst und jeden Verarbeitungsschritt ausgeschlossen werden. Eine solche Übermittlung erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, beispielsweise aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien.
Wir speichern Zahlungs- und Buchungsdaten nur so lange, wie dies für die Zahlungsabwicklung, die Durchführung des Vertrags, die Bearbeitung möglicher Rückfragen oder Streitfälle und die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.
